Digitální vizitky založené na schválení: Chytřejší pracovní postup pro HR týmy

Personální týmy často potřebují vydávat digitální vizitky konkrétním skupinám zaměstnanců. Potřebují je obchodní týmy. Potřebují je náboráři. Potřebuje je vedení. Ale mnoho dalších zaměstnanců ne.

Výzva je přímočaráJak vytvoříte digitální vizitky pro vybrané zaměstnance, aniž byste každou z nich navrhovali ručně nebo umožňovali vytváření neautorizovaných verzí?

QRCodeChimp již podporoval individuální i hromadné vytváření digitálních vizitek. Mnoho organizací však chtělo kontrolovanější proces, kdy zaměstnanci odesílají své údaje prostřednictvím formuláře a personální oddělení žádost schválí před vygenerováním karty.

Přesně to nabízí nový pracovní postup digitálních vizitek založený na schvalování. Zde je návod, jak tato aktualizace funguje a jak pomáhá HR týmům vytvářet karty ve velkém množství s větší kontrolou a efektivitou.

Výzva: Zaměstnanci potřebují karty, personální oddělení potřebuje dohled

Pojďme se podívat na některé problémy, s nimiž se mohou týmy HR setkat při vytváření digitálních vizitek zaměstnanců ve velkém měřítku. 

Žádný zjednodušený proces žádosti a schvalování digitálních karet

Mnoho organizací chce digitální vizitky pouze pro vybrané zaměstnance. Bez řádného systému žádostí však personální oddělení nakonec karty vytváří ručně nebo spravuje rozptýlené tabulky. Personální týmy potřebují jednoduchý způsob, jak mohou zaměstnanci odesílat své údaje, a strukturovaný proces schvalování žádostí před vytvořením karty.

Nesrovnalost v oborech, designu a brandingu

Pokud si zaměstnanci vytvářejí své vlastní digitální vizitky samostatně, mohou používat různá rozvržení, barvy nebo struktury. Výsledkem jsou konfliktní verze značek, což vytváří matoucí zážitek pro klienty, partnery a kohokoli, kdo komunikuje s vaším týmem.

Sledování všech digitálních karet

S růstem organizace se sledování karet každého zaměstnance stává obtížnějším. Ruční monitorování je náchylné k přehlédnutím chyb, duplicitním kartám a zastaralým informacím, které mohou firmu negativně ovlivnit.

Jen kdyby existoval zjednodušený proces schvalování žádostí o vytvoření, že?

Čtěte dál, protože přesně to vám tato aktualizace umožňuje. 🤩

Řešení: QRCodeChimpPracovní postup pro digitální vizitky založený na schválení

QRCodeChimp umožňuje vytvářet pracovní postupy založené na schvalování pro digitální vizitky. 

Začnete vytvořením hromadné dávky, která slouží jako hlavní šablona, ​​a poté z ní vygenerujete formulář. Zaměstnanci odešlou své údaje prostřednictvím tohoto formuláře a vy si vyberete, zda se jejich karty vytvoří okamžitě, nebo až po schválení personálním oddělením. 

Díky tomu si zaměstnanci mohou jednoduše vyžádat karty a zároveň mít plnou kontrolu v rukou personálního oddělení.

Pojďme se podívat na klíčové rysy této nové funkce:

• Zaměstnanci zadávají své údaje prostřednictvím strukturovaného formuláře.
• Personální oddělení může schválit nebo zamítnout žádosti před vytvořením karty.
• Udržujte pole konzistentní pro všechny karty.
• Každá vytvořená karta zůstává uspořádaná uvnitř hromadného QR kódu. 
• Celý systém se snadno škáluje, a to i pro velké týmy.

Jak to prospívá personalistům a snižuje jejich režijní náklady?

Tento pracovní postup výrazně snižuje manuální zátěž personálního oddělení a zároveň zachovává strukturu a kontrolu celého procesu. Namísto sledování, kdo digitální vizitku potřebuje, a ručního vytváření každé vizitky, zaměstnanci odesílají své vlastní údaje prostřednictvím jednoduchého formuláře, kdykoli vizitku potřebují.

Personální oddělení už nemusí vést seznamy, kontrolovat e-maily ani spravovat rozptýlené požadavky. Pokud je povoleno schvalování, personalista jednoduše zkontroluje podání a schválí ho. Po schválení se digitální vizitka automaticky vytvoří pomocí předdefinované šablony a sdílí se zaměstnancem.

Tento přístup udržuje všechny karty konzistentní a v souladu s předpisy a zároveň umožňuje zaměstnancům generovat karty na vyžádání. Personální oddělení si udržuje plný dohled bez mikrosprávy, což usnadňuje škálování systému i při růstu týmů nebo častých změnách rolí.

Přesunutím vytváření karet na zaměstnance a omezením role personálního oddělení na jednoduché schvalování tento pracovní postup výrazně snižuje pracovní zátěž personálního oddělení a průběžné administrativní režijní náklady.

Podrobný návod: Jak nastavit pracovní postupy založené na schvalování pro vytváření digitálních vizitek

Nastavení pracovního postupu založeného na schvalování pro tvorbu digitálních vizitek je jednodušší, než si myslíte. Stačí postupovat podle těchto jednoduchých kroků a začít.

Krok 1: Vytvořte strukturu pro své digitální vizitky

V tomto kroku vytvoříte strukturu digitální vizitky, která bude dodržována pro všechny digitální vizitky, které vaši zaměstnanci vytvoří. Představte si ji jako hlavní šablonu. 

1.1 Přejít na Digitální vizitka řešení a povolit hromadné nahrávání. 

1.2 Na kartě Obsah můžete vytvářet a spravovat strukturu svých digitálních vizitek přidáváním, odebíráním nebo změnou uspořádání polí na základě vašich požadavků a preferencí designu.

1.3 Uložte hromadnou dávku QR kódů. 

Krok 2: Vytvořte formulář s poli pro digitální vizitky

Po uložení objemu přejděte na Řešení pomocí formuláře QR kód a postupujte podle těchto kroků. 

2.1 Vyberte kód stránky (URL) a návrh formuláře.

2.2 Přidejte pole formuláře. Ujistěte se, že tato pole odpovídají těm, která jste přidali do struktury vaší digitální vizitky. 

2.3 Povolte možnost „Povolit vytváření vstupní stránky při odeslání formuláře“. 

2.4 Nastavte typ vstupní stránky na Digitální vizitky a vyberte hromadné uložení, které jste nedávno uložili v předchozím kroku. 

2.5 Klikněte na „Otevřít okno mapování polí“ a namapujte pole formuláře na pole vaší digitální vizitky. 

2.6 Vyberte, zda chcete, aby digitální vizitky byly vytvořeny ihned po odeslání formuláře, nebo až po ručním schválení z vaší strany. 

2.7 Uložte QR kód formuláře a sdílejte URL adresu se svými zaměstnanci. 

Krok 3: Schválení vytvoření digitálních vizitek

3.1 V části „Vyberte, kdy má být vytvořena vstupní stránka“ vyberte možnost „Po ručním schválení odeslaných odpovědí z formuláře“.

3.2 Přejděte do sekce „Odpovědi z formuláře“" a určete správný formulář pomocí „Název formuláře“" jste zadali při vytváření. Klikněte na „Zobrazit odpovědi“ pro zobrazení všech odeslaných příspěvků a poté Schvalovat or Odmítnout je podle potřeby.

3.3 Chcete-li dostávat e-mailová oznámení, když někdo odešle formulář, povolte možnost „Odeslat e-mailové oznámení o schválení žádosti“ a přidejte e-mailovou adresu, na kterou chcete e-maily dostávat. 

Jakmile žádost schválíte, digitální vizitka bude odeslána příslušnému majiteli karty e-mailem. Záznam pro každou nově vytvořenou kartu se přidá do hromadného evidenčního listu, což vám umožní spravovat vše na jednom místě.

Díky tomuto pracovnímu postupu nemusí personální oddělení proaktivně spravovat vytváření vizitek. Zaměstnanci si digitální vizitky vyžádají pouze v případě potřeby a personální oddělení je jednoduše schválí. Tím se eliminuje ruční sledování a snižuje se průběžná administrativní práce.

Výhody digitálních vizitek založených na schvalování pro HR manažery

Pracovní postup založený na schvalování poskytuje týmům HR potřebnou strukturu a zároveň udržuje proces pro zaměstnance snadný. Zde jsou klíčové výhody.

✅ Vytvoření karty na základě žádosti a schválení (s minimálním úsilím personálního oddělení)

Zaměstnanci mohou odeslat své údaje prostřednictvím jednoduchého formuláře a personální oddělení může schválit každou žádost před vygenerováním digitální vizitky. To zajišťuje, že vizitky obdrží pouze ti správní zaměstnanci, bez ručního sledování nebo rozptýlených informací.

Personální oddělení už nemusí sledovat, kdo kartu potřebuje, ani ji ručně vytvářet. Zaměstnanci iniciují žádosti a personální oddělení je jednoduše schvaluje, což snižuje každodenní pracovní zátěž.

🎨 Zachovejte konzistenci v designu, struktuře a polích karty

Každá karta má stejné rozvržení a styl značky. HR oddělení nastaví šablonu jednou a každá zaměstnanecká karta zůstává v souladu s firemními standardy.

⚠️ Dohlížejte na tvorbu karet a snižujte riziko zneužití

Před vytvořením karty personalista zkontroluje každou zaslanou žádost, čímž zabrání zveřejnění neoprávněných nebo nesprávných informací.

💻 Spravujte všechny vytvořené digitální vizitky na jednom místě

Všechny karty zůstávají propojeny ve stejné hromadné dávce. Personální oddělení je může prohlížet, filtrovat a spravovat z jedné tabulky, aniž by muselo třídit roztroušené e-maily nebo soubory.

💼 Umožněte rychlejší nástup nových zaměstnanců

Noví zaměstnanci vyplní formulář a personální oddělení jim kartu rychle schválí. Žádná ruční práce s návrhem, žádná zpoždění a žádné nesrovnalosti.

Zabalit

Pracovní postupy založené na schvalování snižují pracovní zátěž personálního oddělení tím, že eliminují ruční vytváření karet, následné kontroly a sledování. Zaměstnanci si karty žádají prostřednictvím jednoduchého formuláře a personální oddělení je kontroluje a schvaluje, přičemž si zachovává plnou kontrolu.

Tato aktualizace poskytuje personálním oddělením čistší a spolehlivější systém pro vytváření a správu zaměstnaneckých karet ve velkém měřítku. Zabraňuje zneužití, snižuje chyby a zachovává identitu vaší společnosti napříč všemi kartami.

Často kladené otázky