Proč vás papírové registrační formuláře na akcích stojí potenciální zákazníky (a co místo nich použít)

Papír je nejlevnější a zároveň nejdražší způsob, jak získat potenciální zákazníky na vaší akci. Vytisknout si registrační arch nestojí téměř nic. Ale než někdo rozluští rukopis, zapíše řádky do tabulky a pošle e-mail potenciálnímu zákazníkovi, který už odešel, tento „bezplatný“ formulář spotřebuje jedinou věc, kterou vám akce skutečně dává: vřelý kontakt, připravený od vás hned teď odejít.

Kontaktní údaje se ukládají do schránky, pak do tašky a pak do fronty pro zadávání dat po akci, až dlouho poté, co na vás potenciální zákazník přestane myslet. Většina týmů tyto náklady nikdy nevidí, protože se nikdy neobjeví jako číslo v rozpočtu. Objevují se jako leady, které se ocitnou v nule.

Tento článek rozebírá, kde papírové formuláře propouštějí potenciální zákazníky, proč je škoda větší, než vypadá, a proč jsou formuláře pro zachycení kontaktů s QR kódy pro akce tou správnou alternativou.

Lead, za který jste již zaplatili a ztratili ho

Většina týmů měří události podle počtu získaných leadů. Číslo ve schránce se jeví jako úspěch. Ale získání leadu a jeho přeměna jsou dvě různé věci a v mezeře mezi nimi většina rozpočtů na události tiše mizí.

Zájem z boxu má hodnotu pouze tehdy, když se s ním někdo spojí, dokud je konverzace ještě čerstvá. Formuláře se shromáždí, konverzace proběhnou a data se pak zaseknou ve složce nebo ve frontě pro zadávání dat. Než se někdo ozve, okamžik, kdy byl zájem cenný, je obvykle pryč.

Skutečná otázka tedy nezní „kolik formulářů jsme vyplnili?“, ale „kolik z těchto lidí se nám ozvalo, zatímco si ještě pamatovali rozhovor?“. U papíru je upřímná odpověď obvykle „ne mnoho a ne rychle“.

Kolik vás papír skutečně stojí

Papírové formuláře selhávají v malých, běžných věcech, které vedou ke ztrátě příjmů. Žádný z nich v danou chvíli nepůsobí dramaticky. Právě proto je snadné je ignorovat.

⚠ Rychlost: váš nejžhavější tuhý materiál se ve složce ochladí

V okamžiku, kdy někdo vyplní formulář u vašeho stánku, je o vás největší zájem. Právě s vámi mluvil. Vzpomene si, proč mu na tom záleží.

Výzkum rychlosti následné péče je konzistentní a je těžké s ním polemizovat. Studie MIT a InsideSales.com z roku 2007 zjistili, že pravděpodobnost kvalifikace vedení klesá zhruba 21krát, když k prvnímu kontaktu dojde za 30 minut místo za 5. A Audit Harvard Business Review z roku 2011 Z více než 2 000 společností vyplývá, že průměrná firma potřebovala asi 42 hodin, než reagovala na příchozího zájemce, přičemž téměř čtvrtina z nich vůbec nereagovala. Tato čísla se týkají spíše online zájemců než konkrétně událostí, ale ponaučení je z nich přímočaré: čím delší je prodleva mezi projevením zájmu a následnou komunikací, tím menší má zájem.

Papír vám zaručeně zanikne toto okno. Data jsou na stránce uzamčena, dokud je někdo ručně nezadá, obvykle několik dní po skončení akce. Nemůžete se s nimi spojit za pět minut, když jsou kontaktní údaje stále uložené v tašce v hotelu.

⚠ Čitelnost: rukopis, který neumíte přečíst, je vodítkem, ke kterému se nedostanete

V budce je hluk, je tam plno a lidé se hemží. Lidé čmárají. E-mailové adresy mají špatná písmena. Telefonní čísla se rozmazávají. Jediný nečitelný znak v e-mailu znamená, že následná komunikace se vrátí a daný zájemce je prostě pryč.

Zaplatil jsi, abys získal zájem toho člověka. Špatné pero a roztřesený povrch to vymazaly.

⚠ Ruční zadávání: hodiny práce, které zpožďují každou následnou kontrolu

Po akci musí někdo všechny formuláře vyplnit do tabulky nebo CRM. Pro rušnou akci to jsou hodiny únavné práce a je to krok, který se s největší pravděpodobností přesune na „příští týden“.

Každá hodina strávená přepisováním je hodinou, kterou potenciální zákazník stráví čekáním. Ruční zadávání také přináší své vlastní chyby, takže i ty leady, které si dokážete přečíst, se cestou do vašeho systému poškodí.

⚠ Chybějící kontext: jméno a e-mail, na které vaši zástupci nemohou reagovat

Schránka zachycuje kontaktní údaje. Zřídkakdy zachytí, o čem konverzace vlastně byla. Ptala se tato osoba na ceny? Porovnávala dodavatele? Potřebovala podnikový tarif, nebo chtěla, aby jí zavolali příští týden?

Právě tento kontext zajišťuje úspěšné následné kontakty. Bez něj i dokonale čitelný lead dostane stejný obecný e-mail s poděkováním za návštěvu našeho stánku jako všichni ostatní, což potenciální zákazníci obvykle ignorují. Obchodní zástupce sice může na okraj napsat poznámku, ale tyto poznámky se snadno později špatně přečtou nebo se zcela ztratí. Detaily, které by činily následné kontakty relevantní, mizí mezi stánkem a stolem.

⚠ Ztracené a osiřelé formy: potenciální zákazníci, kteří nevlastní

Papír se ztrácí. Listy zůstávají na stolech, unikají při přepravě nebo se mísí s brožurami. A formuláře, které se dochovaly, často dorazí bez majitele. Není k nim přiřazeno žádné jméno, žádný zástupce, jen sdílená složka, o které si všichni myslí, že ji někdo jiný spravuje.

Lead, který nikdo nevlastní, je lead, kterého nikdo nesleduje.

Proč se jedná o problém s příjmy, nikoli o problém s administrativou

Je lákavé tohle všechno zařadit pod „základní záležitosti“. Není to tak. Pomalé a chaotické získávání informací ovlivňuje, kdo vyhraje obchod.

A právě zde se problém rychlosti stává konkurenčním. Stejný výzkum Harvard Business Review zjistil, že firmy, které reagují do hodiny, měly mnohem větší šanci oslovit a kvalifikovat potenciálního zákazníka než ty, které čekaly ještě o něco déle. Na jedné akci se váš potenciální zákazník setkal s tuctem dodavatelů ve vaší kategorii během jediného odpoledne. Ten, kdo se s vámi spojí jako první, dokud je konverzace čerstvá, udává tón celému vztahu.

Takže když váš konkurent naskenuje formulář a odešle personalizovaný e-mail přímo z prodejního stánku a vy mu o čtyři dny později po napsání textu do schránky odešlete obecný vzkaz, neztratili jste jen čas. Ztratili jste pozici. V tu chvíli vaše zpráva zní jako chladný kontakt pro někoho, kdo už s někým jiným začal mluvit.

Je tu i druhá cena. Nemůžete měřit papír. Nemáte záznamy o tom, která cedule, která relace nebo který zástupce vyvolal největší zájem. Události zůstávají černou skříňkou, zatímco každý digitální kanál, který provozujete, je sledován do posledního dolaru.

Co použít místo toho

Řešením není v tom, aby se více zabýval schránkou. Jde o to, aby se potenciální zákazník digitálně zachytil v okamžiku konverzace, aby byla data čistá, spravovaná a připravená k následné komunikaci, než potenciální zákazník odejde.

Existuje několik možností a nejsou si rovny:

• Skenery odznaků jsou rychlé, ale jste omezeni na data, která organizátor zakódoval, často si nemůžete přizpůsobit pole a na obdržení souboru s úvodními údaji po představení můžete čekat i několik dní.
• Vizitky stále vytvoříte hromadu, kterou musíte přepsat, což vás vrátí zpět k problému s ručním zadáváním.
• NFC dotyky fungují dobře pro individuální sítě, ale vyžadují kompatibilní hardware a tag pro každý kontaktní bod.
• Formuláře s QR kódem Umístěte skenovatelný kód na jakýkoli povrch a otevřete mobilní formulář na telefonu potenciálního zákazníka. Není potřeba žádná aplikace, žádný hardware ani žádný speciální odznak.

Pro většinu týmů, které provozují stánky, stoly a prezentace, jsou formuláře pro sběr QR kódů pro akce nejflexibilnější a nejjednodušší možností. Fungují na banneru, kartě u stolu, jmenovce nebo slajdu a potenciální zákazník je vyplní během několika sekund pomocí zařízení, které již má v ruce.

Jak se formuláře pro zachycení QR leadů používají pro události skutečně fungovat

Takto vypadá výměna papíru v praxi s použitím QRCodeChimp.

Vytvoříte a Formulář QR kód s přesnými poli, která kvalifikují leady pro váš tým: jméno, e-mail, společnost, oblast zájmu, cokoli potřebujete. Umístěte jej na označení stánků, kartičky u stolů, šňůrky na krk a odznaky zaměstnanců. Potenciální zákazník jej naskenuje a vyplní formulář na svém telefonu během několika sekund, bez schránky a bez nutnosti dekódování rukopisu.

V okamžiku, kdy se odevzdají, SMS a e-mailová upozornění v reálném čase Informujte svůj tým. Zástupce může kontaktovat potenciálního zákazníka, dokud je ještě před ním, nebo než opustí místo konání. Přesně to krátký časový limit znemožňuje.

Protože se formulář připojuje k vašim systémům prostřednictvím Integrace CRM, Zapieru a API, každý lead se do vašeho procesu dostane již strukturovaný a přiřazený. Žádné psaní po události, žádné chyby při přepisu, žádné osiřelé formuláře. Následná komunikace může začít ve stejnou hodinu, ne ve stejný týden.

Kódy jsou dynamický, takže pokud si všimnete překlepu nebo potřebujete formulář přesměrovat na jinou kampaň uprostřed akce, aktualizujete jej bez nutnosti opětovného tisku banneru. Vytištěný kód zůstává stejný, zatímco se cíl změní.

Každý sken také podává analytikaKolik lidí naskenovalo, kdy, kde a na jakém zařízení. Vaše akce nakonec produkují stejný druh atribučních dat jako vaše online kanály. A protože můžete pro každé umístění vygenerovat samostatný kód, můžete jeden kód umístit na banner stánku, další na demo stůl, další na závěrečný slajd vaší přednášky a další na kartu zpětné vazby a poté porovnat skeny, abyste přesně zjistili, který kontaktní bod vzbudil zájem. Přestanete hádat, co fungovalo, a naplánujete další akci na základě toho, co skutečně fungovalo.

Pro individuální síťování, a digitální vizitka s integrovaným formulářem pro zachycení potenciálních zákazníků Umožňuje vašim obchodním zástupcům sdílet své údaje a shromažďovat informace o potenciálních zákaznících jedním kliknutím, takže výměna kontaktů probíhá obousměrně, místo abyste se spoléhali na kartu, která skončí v šuplíku.

Papírové formuláře vs. formuláře s QR kódem

Zde je srovnání těchto dvou přístupů v tom, na čem na akci záleží:

Faktor	Papírové formuláře	Formuláře s QR kódem
Čas na zachycení	Pomalu, ručně psané	Vteřiny na telefonu potenciálního zákazníka
Rychlost následných kroků	Dny po ručním zadání	Minuty s upozorněními v reálném čase
Přesnost údajů	Chyby a nečitelný rukopis	Čistá, strukturovaná pole
Vlastnictví leadů	Často nepřiřazené	Směrováno a přiřazeno automaticky
přisuzování	Nevyplněno	Skenování, umístění, zařízení a čas
Oprava chyby	Vše znovu vytisknout	Okamžitě aktualizujte dynamický kód
Cena za potenciálního zákazníka	Vypadá svobodně, ale uniká zisk	Nízká, s mnohem menším množstvím odpadu

Když má papír stále své místo

Nic z toho neznamená, že musíte papír úplně zakázat. Je to rozumná záloha pro případy, kdy digitální technologie nestačí: nepravidelná Wi-Fi v místě konání, účastník, kterému není příjemné používat telefon, nebo potřeba přístupnosti, která vyžaduje alternativu. Pro tyto případy je rozumné mít u stánku podložku pod papíry.

Jde o to, který z nich je výchozí. Papír by měl být výjimkou, po které sáhnete občas, ne systémem, na kterém závisí celé vaše následné zpracování. Udělejte z digitálního záznamu hlavní pracovní postup a papír nechte klidně ležet v záloze.

Přestaňte platit za leady, které nikdy nesledujete

Papírové formuláře neselhávají nahlas. Selhávají tiše, jeden studený kontakt po druhém, dlouho poté, co akce skončí a náklady je nemožné dohledat. Stánek, cestování, hodiny personálu, to vše je zbytečné na potenciálního zákazníka, který vyplnil formulář a nikdy se mu neozval.

Digitální zachycení tuto mezeru překlenuje. Promění konverzaci v čistý, důvěryhodný a sledovatelný lead, dokud je zájem stále aktivní, a dává vašemu týmu jednu věc, kterou papír nikdy nedokázal: rychlost, kdy se může jako první pustit do následné reakce.

Často kladené otázky